Organizzare un incontro di lavoro, un meeting, un convegno, un’esposizione o una sfilata non è un’attività che si può improvvisare senza esperienza, professionalità e strumenti specifici. Specie se l’evento coinvolge numerosi partecipanti ed un folto pubblico, gli elementi da tenere in considerazione sono numerosi, ed anche le iniziative a scala più ridotta (che possono però essere più esclusive) vanno pianificate nei minimi dettagli.
Ecco allora che gli organizzatori dovranno utilizzare competenze, servizi e funzioni efficienti al fine di garantire un’esperienza gratificante sia per chi coordina e gestisce l’evento, sia per chi vi partecipa. Ed è qui che entra in gioco Meeting Hub, il portale adatto per chi vuole affidarsi ad un servizio puntuale, efficace e di alta qualità per organizzare un’iniziativa, un meeting o un congresso nella città di Roma.
Immaginiamo per un istante che le reti internet, i computer ed i dispositivi mobili non esistano, ed ipotizziamo di dover organizzare un convengo a Roma: come comportarsi? Anzitutto dovremmo effettuare una lunga ricerca sugli elenchi telefonici per individuare le società di gestione eventi nella capitale, annotare i numeri di telefono e iniziare a contattarle una per una telefonicamente. Si dovranno richiedere i vari preventivi, ottenere i dettagli sulle prestazioni fornite, individuare le società che offrono servizi compatibili con la tipologia di evento di organizzare e confrontare quindi tutte le offerte al fine di scegliere quella più idonea. Infine, sarà necessario recarsi negli uffici della società selezionata per finalizzare contratti e procedure amministrative. Tutto questo richiederebbe non solo diverse ore, ma addirittura interi giorni.
Fortunatamente l’avvento di internet e i servizi proposti da Meeting Hub consentono oggi non solo di ridurre i tempi per la scelta della sala meeting adatta alle proprie esigenze, ma anche di individuare proposte di qualità, consultarne i prezzi ed adattarle alle finalità dell’evento da realizzare, e tutto questo in pochi click.
L’utilizzo del portale è semplice ed intuitivo. Anzitutto, occorre inserire nella pratica search engine la città dove si intende ricercare il servizio (nel nostro caso, Roma). Il sistema mostrerà rapidamente una pagina con una serie di location per eventi nella parte centrale, mentre nella sezione di sinistra si potranno impostare diversi parametri di selezione, per individuare in maniera istantanea la location più ad ospitare il proprio evento. Questi parametri includono diverse categorie: la capacità richiesta ad esempio (secondo il numero di partecipanti, le camere necessarie in caso di pernottamento, i metri quadri dell’area); oppure la tipologia e le caratteristiche della location stessa (distanza da Roma e dai terminal di trasporto, prezzo, qualità in base alle stelle). Sarà possibile impostare i parametri grazie ad un intuitivo sistema ad indicatori mobili orizzontali, che consentono di modificare i dati senza neanche utilizzare la tastiera.
Sono esaurienti e dettagliate le informazioni aggiuntive che rendono la scelta ancora più raffinata: spuntando le relative caselle, si potranno visualizzare le proposte in base ad ulteriori sezioni, che includono una lista dei servizi aggiuntivi (come parcheggio, Wi-Fi, parco e giardini) e l’elenco dell’equipaggiamento fornito all’interno della sale (è essenziale sapere in anticipo le location che mettono a disposizione un palco, apparecchi acustici, schermo ecc). Inoltre, sarà possibile indicare l’eventuale presenza di prestazioni addizionali, come wellness, sport, offerta gastronomica, intrattenimento, nonchè servizi per persone con disabilità ed eventuali convenzioni.
Si calcola che le location con sale meeting Roma siano più di 50, per cui è facile capire quanto sia utile il portale di Meeting Hub per individuare quella più compatibile con le esigenze dell’evento. Una volta impostati i parametri, verranno visualizzate le location in linea con questi, e cliccando su ognuna di esse si potrà accedere ad una vasta quantità di informazioni sulla location e le relative sale meeting. Ogni sala è abbinata ad una pratica scheda dettagliata con numerose foto degli spazi, sia interni che esterni, una mappa, una lista dei servizi offerti ed una descrizione generale. Si potrà richiedere un preventivo gratuito da ricevere via mail e si potrà inoltre selezionare la proposta per inserirla in una lista di location preferite, tra le quali scegliere in seguito.
Gli utenti possono inoltre beneficiare del servizio di assistenza clienti tramite telefono e attraverso il canale via chat, che appare automaticamente in basso a destra una volta entrati nelle pagine principali del sito.
Le location a disposizione a Roma sono varie e adatte a qualsiasi occasione. Si potranno prenotare sale esclusive, come quelle dei palazzi storici del centro della capitale o gli spazi funzionali e capienti dei migliori hotel capitolini; si potrà optare per i raffinati alberghi situati nelle più belle piazze romane, che mettono a disposizione sale riunioni, camere e ristoranti, o i resort poco distanti dal centro, che combinano servizi di wellness ed opportunità di praticare sport ad ampi centri per congressi.
Trovare a Roma il luogo giusto dove organizzare convention, incontri, sfilate ed eventi è ora semplice, pratico e veloce, grazie alle funzioni del sito di Meeting Hub, il portale su internet più raccomandato per ottenere dei servizi di qualità.
